Основные правила работы архива организации


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: opt-kirov.ru «Правила работы архивов организаций: документоведческие проблемы»

Если Вы не смогли найти ответ на Ваш вопрос на страницах - просто задайте его.
Это быстро и абсолютно бесплатно!


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Прежде всего необходимо разобраться, насколько обязательно создание архива в учреждении. Как сказано в п. Обязанность создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов вменяется государственным органам, органам местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района ст. Что касается организаций и граждан, то создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе деятельности документов является их правом. Аналогичные положения закреплены в пунктах 1.

В соответствии с п. Хотелось бы акцентировать ваше внимание, что создание архива организации — это не право организации, а ее обязанность, напрямую закрепленная в ст.

Одобрены решением Коллегии Росархива от Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Функции 1. Хронологически-функциональная или функционально- хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации,. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и. В пределах коллекции документов, созданной по. Учетные документы. Графы номенклатуры дел 1. Индексы проставляются арабскими цифрами. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по.

Далее располагаются. Содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного. При этом одновременно проверяется. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании. Результаты экспертизы оформляются актом. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых,. Общие и поэтажные.

Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности. Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в 3 месяца с.

В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения коробок, папок,. Для перемещения документов в хранилище и работы у. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать. Результаты работы комиссии. Предварительный просмотр 3 стр-ы. Это только предварительный просмотр. Скачать документ. Загрузить ещё. Поиск в превью документа. Задачи, функции, права, ответственность архивов. Характеристики Ведомственный архивов Архив организации Задачи 1 Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; Использование хранящихся в архиве документов; Центральный архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли, вносит предложения руководству министерства о совершенстве архивного дела и делопроизводства; Права 1.

Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива; 1. Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления Ответственность В нормативном акте не оговорено 1.

Организация документов в пределах архивного фонда 1. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков: - структурного в соответствии со структурными подразделениями ; - хронологического по периодам или датам, к которым относятся документы ; - функционального, отраслевого, тематического, предметно -.

Сочетание структурного и хронологического признаков дает следующие варианты схемы систематизации архивного фонда: хронологически - структурный и структурно - хронологический. Хронологически-функциональная или функционально- хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов.

В пределах коллекции документов одного вида разновидности возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии.

Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации. Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись 8. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее: - дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию структурное подразделение для продолжения делопроизводством; - планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;.

Учет документов в архиве Характеристики Ведомственный архив Архив организации Общие требования 1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования при наличии и описи дел и документов 2.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, архивная коллекция; единица хранения. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточены у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ - соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах.

Учетные документы хранятся в хранилище или специально выделенном помещении в сейфах или металлических шкафах. Учетные документы 1. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются: - книга учета поступления и выбытия документов для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов; - список фондов - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров; - лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе.

Основными учетными документами в ведомственном архиве являются: - утвержденные ЦСУ СССР формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве. На каждый фонд ведется дело фонда.

Основными учетными документами в архиве организации являются: список фондов для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших ; реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава; паспорт архивохранилища произвольной формы - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации; книга учета поступления и дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию; Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы: паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.

Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД ЭД учитываются в составе архивного фонда организации- фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения.

Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах Мбайт. Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД.

Отдельными пунктами в правилах располагаются требования к заполнению учетных документов: дело фонда, реестр дел, описи дел, лист фонда, список фондов, книга учета поступления и выбытия документов. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Характеристики Ведомственный архив Архив организации Назначение Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а ведомственном архиве и архиве организации используется для учета дел временного хранения.

Виды номенклатур дел 1. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения; 2.

Заголовки дел 1. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказ вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки, содержащих плановые и отчетные документы; 3. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов за исключением особо ценных , а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями лицами, ответственными за ДОУ , так и службой ДОУ организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по. При этом документы располагаются в хронологическом порядке входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Каталог документов NormaCS

Основные правила работы архивов организаций представляют собой нормативно-методический документ, в котором устанавливается порядок выполнения процессов на разных этапах деятельности архивных учреждений. На основе российского и зарубежного опыта были синтезированы правила в работе с документами и техническими средствами, необходимыми для ее выполнения. Важным моментом является регламентация работы ведомственных архивов и определение ценности документов, производимой экспертной комиссией. Помимо этого, правила содержат положения об источниках комплектования архивов, номенклатуре дел, составе документов для передачи в архив, а также об использовании документов, организации работы архива и др.

10. Организация работы архива

О некоторых вопросах правильного хранения документов рассказала начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области Елена Шилова. Именно от них зависит порядок документооборота организации, в котором порой разобраться крайне сложно. Вторичные источники помогут вам разработать параметры для вашего проекта и предоставить контекст для оценки основных источников, которые вы используете. По мере того, как вы приобретаете общее представление о своей теме, вы будете развивать чувство тех областей, которые были тщательно охвачены, и тех аспектов, которые нуждаются в дальнейшем изучении. Вы начнете формулировать вопросы и идеи, которые помогут сосредоточиться на вашей работе в архивах. Имена, места, события и даты, которые вы отбираете от чтения, предоставят точки доступа к основному материалу, который вы проконсультируете. Как оказалось, говорить о том, как правильно вести архив в организации, можно вечно, такого большого количества нюансов сложно найти еще где-либо.

Вопрос № 40.Основные правила работы архивов организаций.

Знать главные принципы учета, обработки и передачи документов на архивное хранение нужно не только кадровикам, но и секретарям, которые ежедневно работают с документами компании. Даем основные понятия и правила, необходимые в работе с архивами. Любая компания, не зависимо от формы собственности, ведет документооборот. Это, например, внутренние и внешние организационно-распорядительные документы , документы кадрового, бухгалтерского и финансового учета и пр. Работодатель обязан их хранить. Государственные и муниципальные учреждения закон прямо обязывает вести архивы. Деятельность таких учреждений и структурных подразделений подчиняется основным правилам работы архивов организаций

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Н а что опираться сейчас в сфере нормативного регулирования и методического обеспечения архивного дела? Во-первых, на действующий документ, который носит нормативный характер: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры России от

Функции 1.

Сайт использует файлы cookie. Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie. Справочно-правовая система.

Основные правила работы архивов организаций 2018: применяем на практике

Стоит заметить, что революции в архивном деле с изданием Правил не произошло. Разве что новые правила более дружелюбны к электронным документам… О статусе новых и старых правил по архивному делу говорим в этой статье. Скачать правила работы архивов организаций тоже можно здесь. Вспомним, как было до вступления в действие приказа: организации работали по двум документам. Первый из них — Основные правила работы ведомственных архивов утв.

Правила работы архивов организаций 2015

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет по личному составу , ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией ЦЭК или просто экспертной комиссией ЭК.

Вы точно человек?

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций далее — архивы организаций руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций [1] , а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ — Основные правила работы ведомственных архивов [2]. Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила г. По какой причине, при наличии Основных правил г.

Уважаемые посетители сайта! Внимательно изучайте содержание рубрик. Для Вас в каждой рубрике содержится полезная информация: как оформить электронное обращение, как получить архивную справку, документы, выдаваемые органами загса, как согласовать наименование юридических лиц и т. Главная Контакты Электронные обращения Карта сайта. Гродно и Гродненской области на г. Пеня, проценты, судебные исполнители: что грозит, если не вернуть одолженное вовремя? Облако тегов.

По всему сайту В разделе Везде кроме раздела Search. Войти через: vk. Файлы Академическая и специальная литература Документоведение и делопроизводство Архивное дело. Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим до-кументом, определяющим их деятельность. Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Мелитриса

    Я думаю, что Вы ошибаетесь. Могу это доказать.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных